Firmenwagen: Lohnsteuerliche Behandlung vom Arbeitnehmer selbst getragener Aufwendungen
Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 21.9.2017 (Aktenzeichen IV C 5 – S 2334/11/10004-02) mitgeteilt, dass die geänderte Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur lohnsteuerlichen Behandlung vom Arbeitnehmer selbst getragener Aufwendungen bei der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs (Kfz) allgemein anzuwenden ist.
Im Kern hatte der Bundefinanzhof Folgendes entschieden
- Mit Urteilen vom 30.11.2016 (Aktenzeichen VI R 49/14 und VI R 2/15) stellte der Bundesfinanzhof klar, dass ein vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber gezahltes Nutzungsentgelt den vom Arbeitnehmer zu versteuernden Nutzungswert auf der Einnahmenseite mindert und ein den Nutzungswert übersteigender Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten führt.
- Zudem hat der Bundesfinanzhof seine früher vertretene Rechtsprechung geändert und vertritt nun die Auffassung, dass im Rahmen der privaten Nutzung vom Arbeitnehmer selbst getragene (laufende) individuelle Kfz-Kosten (z.B. Treibstoffkosten) bei der pauschalen Nutzungswertmethode (1 %-Regelung, 0,03 %-Regelung) den Nutzungswert auf der Einnahmenseite mindern. Dies setzt voraus, dass der Arbeitnehmer den geltend gemachten Aufwand im Einzelnen umfassend darlegt und belastbar nachweist.
Die Finanzverwaltung führt hierzu aus, dass bei Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kfz, insbesondere bei Nutzung zu privaten Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, das Nutzungsentgelt den Nutzungswert mindert. Ein Nutzungsentgelt in diesem Sinne ist wie folgt auf Grund arbeitsvertraglich oder auf Grund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage abzugrenzen als:
- vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z.B. Monatspauschale),
- vereinbarter an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z.B. Kilometerpauschale),
- vom Arbeitnehmer übernommener Leasingrate
und zusätzlich bei der pauschalen Nutzungswertmethode (1 %-Regelung und 0,03 %-Regelung)
- vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kfz-Kosten durch den Arbeitnehmer. Dies gilt auch für einzelne Kfz-Kosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder, wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten abgerechnet werden.
Letztere, vom Arbeitnehmer selbst getragene Kfz-Kosten sind Kosten, die zu den Gesamtkosten des Kfz gehören wie z.B. Treibstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Garagen-/Stellplatzmiete, Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen, Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche, Ladestrom. Unberücksichtigt bleiben Kosten, die nicht zu den Kfz-Gesamtkosten gehören, z.B. Fährkosten, Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren), Parkgebühren, Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.
Werden solche vom Arbeitnehmer selbst getragene Kfz-Kosten bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt, so ist Folgendes zu beachten:
- Im Lohnsteuerabzugsverfahren ist der Arbeitgeber zur Anrechnung der individuellen Kfz-Kosten des Arbeitnehmers bei der Nutzungswertermittlung verpflichtet, wenn sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt.
- Hierzu hat der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber jährlich fahrzeugbezogen schriftlich die Höhe der individuellen Kfz-Kosten und die Gesamtfahrleistung des Kfz im Einzelnen umfassend darzulegen und belastbar nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat auf Grund dieser Erklärungen und Belege des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug durchzuführen, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Ermittlungspflichten des Arbeitgebers ergeben sich hierdurch nicht. Die Erklärungen und Belege des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber im Original zum Lohnkonto zu nehmen.
- Es wird aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn für den Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig fahrzeugbezogen die Erklärung des Vorjahres zu Grunde gelegt wird.
Alternativ können die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten auch erst bei dessen Einkommensteuer-Veranlagung berücksichtigt werden. Dann muss der Arbeitnehmer die Nutzungsvereinbarung vorlegen und fahrzeugbezogen darlegen, wie der Arbeitgeber den Nutzungswert ermittelt und versteuert hat (z.B. Gehaltsabrechnung, die die Ermittlung und Besteuerung des Nutzungswerts erkennen lässt oder Bescheinigung des Arbeitgebers) sowie schriftlich die Höhe der von ihm selbst getragenen individuellen Kfz-Kosten und die Gesamtfahrleistung des Kfz im Kalenderjahr umfassend darlegen und belastbar nachweisen.
Hinweis:
Der Arbeitnehmer kann selbst getragene Kosten im Rahmen einer Einkommensteuer-Veranlagung ggf. auch für zurückliegende Zeiträume geltend machen, wenn und soweit noch eine Änderungsmöglichkeit nach den verfahrensrechtlichen Regelungen besteht. Allerdings müssen die Kosten nachgewiesen werden.
Bei Anwendung der pauschalen Nutzungswertmethode (1 %-Methode zzgl. 0,03 % für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) ist zu beachten, dass der Nutzungswert auf die tatsächlich entstandenen Kosten begrenzt ist. Dies kann z.B. relevant sein, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sehr groß oder der Firmenwagen im Anlagevermögen vollständig abgeschrieben ist. Zur Anwendung der sog. Kostendeckelung sind nachweisbare Gesamtkosten erforderlich. Sinnvoll ist es daher, für die Verbuchung der Fahrzeugkosten ein separates Konto bzw. eine Kostenstelle für das jeweilige Fahrzeug anzulegen.
Hinweis:
Die Kostendeckelung kann auch im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung genutzt werden. Dazu hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Gesamtkosten des Fahrzeugs zur Verfügung zu stellen.